Jouw privacy en veiligheid

De techniek ondersteunt zorgvuldig gebruik. Wat je zelf opschrijft, kan je herkenbaar maken.

Versie 1.1 · 9 september 2026 · beleid vastgesteld door de eigenaar

Wie wij zijn

HoorElkaar Teams wordt aangeboden door Hasan Deniz, handelend onder de naam Make it Yours, een eenmanszaak met KvK-nummer 09176146. Ons adres is Snelliusweg 40-25, 6827 DH Arnhem. Voor vragen over privacy en het melden van een mogelijk datalek kun je Hasan bereiken via info@miy24.nl.

Make it Yours bepaalt zelf hoe zakelijke contact- en pilotaanvragen worden behandeld. Voor het gebruik van een besloten Teams-omgeving bepaalt in beginsel de deelnemende organisatie het doel en de toegestane inrichting. Make it Yours verzorgt de dienst dan in opdracht van die organisatie. De organisatie moet vóór deelname haar naam, privacycontact, doeleinden, rechtsgrond en verdere gebruiksafspraken bekendmaken.

Wanneer je de website bezoekt of contact opneemt

De hosting verwerkt technische bezoekgegevens, waaronder het IP-adres, om pagina's te leveren en storingen of misbruik te onderzoeken. Het belang is een bereikbare en veilige website. Het pilotformulier vraagt naam, organisatie en e-mailadres; een korte toelichting is optioneel. Zonder de verplichte contactgegevens kan het formulier je aanvraag niet verwerken; mailen is ook mogelijk.

Wij gebruiken de aanvraag om jouw vraag te beantwoorden en een mogelijke pilot te bespreken. Bij contact namens een organisatie is het beoogde gerechtvaardigde belang het afhandelen van door jou gestart zakelijk contact. Als je zelf contractpartij wordt, kunnen noodzakelijke stappen op jouw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst op die contractuele grond worden verwerkt. Deze grondslagen gelden niet automatisch voor wat deelnemers later binnen een organisatie delen.

De aanvraag is beschikbaar in het afgeschermde beheer. De notificatiemail aan Make it Yours bevat alleen een bericht dat er een aanvraag klaarstaat en een beheerlink. Je ontvangt een bevestiging op het scherm, geen automatische bevestigingsmail. Wij schrijven je hiermee niet in voor een nieuwsbrief. Deel via dit formulier geen gevoelige situatie, medische gegevens of beschuldigingen over anderen.

Wanneer je aan Teams deelneemt

De eerste pilots zijn bedoeld voor volwassenen van 18 jaar en ouder. Je komt binnen via een uitnodiging en kiest een gebruikersnaam en wachtwoord. Een echte naam of e-mailadres is niet verplicht voor de gewone deelnemer. Kies geen herkenbare gebruikersnaam als je dat wilt voorkomen. Contactgegevens van de hoofdaanvrager of organisatie worden wel vastgelegd.

De toepassing bewaart onder meer je gebruikersnaam, beveiligde wachtwoord- en herstelcodecontrole, accountstatus, rollen, ruimtelidmaatschappen, uitnodigingsregistraties en toegangsgegevens. Ook verwerkt zij berichten, reacties, TeamMoment-bijdragen, voorstellen en instemmingskeuzes die je zelf deelt. Beheerhandelingen worden geregistreerd voor controle. Voor begrenzing van misbruik worden afgeleide controlesleutels gebruikt, onder meer op basis van IP-adres en gebruikersnaam.

Bij vrijwillige metingen worden scores in gezamenlijke tellingen verwerkt. Een aparte registratie voorkomt dat hetzelfde account dubbel invult. De toepassing bewaart hierbij geen rij met alle antwoorden van één deelnemer. De deelnamecontrole en de groepscontext betekenen dat wij niet beloven dat alle meetgegevens volledig anoniem zijn.

Jouw organisatie moet toelichten op welke rechtsgrond zij deze verwerking baseert. Vrijwillig deelnemen en de privacyuitleg lezen betekenen niet automatisch dat er geldige AVG-toestemming is, vooral niet in een arbeidsrelatie.

Wie kan wat zien?

Bevoegde oorspronkelijke deelnemers van een gesprek kunnen de inhoud zien zolang hun toegang actief is. De toepassing toont daarbij geen naam van de schrijver. Nieuwe leden krijgen geen toegang tot oude gesprekken of eerder geplande TeamMomenten waarvoor zij niet tot de oorspronkelijke groep behoren.

Een organisatiebeheerder beheert onder meer toegang en ziet daarbij gebruikersnamen van deelnemers. Een beheerrol geeft op zichzelf geen toegang tot hun gesprekken. Iemand kan wel daarnaast deelnemer zijn in een ruimte. De persoon die een uitnodiging uitdeelt kan mogelijk weten aan wie die link is gegeven.

Een rapporteur krijgt uitsluitend vrijgegeven gezamenlijke gemiddelden van gesloten meetrondes met ten minste 15 antwoorden. Dit is een beschermingsmaatregel, geen garantie dat in elke groepssituatie niets kan worden afgeleid. Rapporten mogen niet worden gebruikt om individuele antwoorden of personen te reconstrueren.

Bescherming heeft grenzen

Geen naam tonen is iets anders dan technisch onherleidbaar zijn. De toepassing gebruikt interne account- en toegangskoppelingen en afgeleide auteurscodes. Make it Yours kan met technische toegang tot de toepassing, database en sleutels in bepaalde gevallen verbanden reconstrueren. Tekst, gebeurtenissen, groepsgrootte of uitnodigingen kunnen iemand eveneens herkenbaar maken.

De verbinding gebruikt HTTPS. Berichten en verschillende vrije bijdragen worden versleuteld in de database opgeslagen. De server kan deze ontsleutelen voor de werking van de dienst; dit is geen end-to-end-versleuteling en niet elk gegeven in de database is inhoudelijk versleuteld.

Deel alleen wat voor het gesprek nodig is. Vermijd namen en onnodige details over jezelf of anderen. Screenshots en het verder delen van tekst kunnen niet volledig technisch worden voorkomen. Bescherm ook de privacy van andere deelnemers.

Taalhulp

De huidige taalhulp combineert wat jij invult over je ervaring, gevoel en behoefte tot een tekstvoorstel op je eigen apparaat. Jij beslist of je dit overneemt. Hiervoor wordt geen externe AI-dienst aangeroepen. De toepassing kan bepaalde grove formuleringen bij verzending tegenhouden. Zij beoordeelt geen personen en beslist niet wie gelijk heeft.

Bewaren en verwijderen

Gesprekken met reacties

30 dagen vanaf het begin van het gesprek; een reactie verlengt dit niet

TeamMomenten, bijdragen, voorstellen en stemmen

Tot 30 dagen na sluiting

Meetronde, toegangs-/deelnamecontrole en gezamenlijke tellingen

Tot 365 dagen na sluiting

Registraties van beheerhandelingen

180 dagen na aanmaak

Pilotaanvragen, ook als afgehandeld gemarkeerd

180 dagen na aanmaak

Tijdelijke misbruikbegrenzing

Opruiming van controles ouder dan 24 uur

De opruiming wordt bij toegang tot de toepassing uitgevoerd. Verlopen gesprekken zijn niet meer opvraagbaar; fysieke verwijdering kan wachten tot het volgende verzoek aan de toepassing. Deze termijnen gelden niet automatisch voor kopieën in back-ups, mailboxen of hostinglogs.

Voor accounts en organisatiegegevens geldt een handmatige verwijderprocedure: toegang wordt bij vertrek ingetrokken. Binnen 30 dagen na einde van de dienstverlening aan een organisatie worden de betrokken gegevens verwijderd, of op haar instructie eerst teruggegeven. Een account blijft behouden zolang het nog nodig is voor een andere actieve organisatie. Verlopen of gebruikte uitnodigingsregistraties worden binnen 30 dagen na verval of gebruik verwijderd. Een uitnodigingslink is zeven dagen geldig en slechts eenmaal bruikbaar. Intrekken van toegang is op zichzelf geen verwijdering.

Nieuwe operationele herstelkopieën worden maximaal 35 dagen bewaard en uitsluitend voor herstel gebruikt. Voor de bestaande opleverkopieën wordt eerst een veilige vervanging geregeld; deze zijn nog niet volgens een automatische eindtermijn verwijderd. Daarin staan de opleverstaat en fictieve testgegevens, naast de gegevens van het beheeraccount. Vóór gebruik met echte deelnemers worden de bewaartermijnen ook voor alle herstelkopieën operationeel geregeld.

Gewone pilotcorrespondentie wordt 180 dagen na afhandeling verwijderd, tenzij die nodig blijft voor een lopende klantrelatie of een afzonderlijk gerechtvaardigd dossier. Minimale registraties van privacyverzoeken worden 2 jaar na afhandeling bewaard; incidentregistraties 3 jaar na afsluiting. De noodzaak wordt jaarlijks beoordeeld. Dit zijn eigen bewaartermijnen, geen algemene wettelijke bewaarplichten. Handmatige procedures zijn niet hetzelfde als automatische verwijderfuncties.

Volgens de geraadpleegde STRATO-overeenkomst worden bezoekerslogs bij webhosting maximaal zeven dagen bewaard; andere hostingloggegevens maximaal twaalf maanden. Lokale mailkopieën en eventuele doorsturing vallen niet onder de automatische opruiming van de Teams-database.

Leveranciers, cookies en verwerking buiten de EER

De website en Teams-database worden gehost bij STRATO. STRATO vermeldt dat zijn datacenters in Duitsland staan. De toepasselijke overeenkomst en de daadwerkelijk gebruikte diensten bepalen welke subverwerkers verder betrokken zijn. De ontvangen mail voor info@miy24.nl wordt volgens de openbare routering via STRATO afgehandeld; eventuele aanvullende doorsturing of synchronisatie valt buiten de gecontroleerde website en wordt afzonderlijk geïnventariseerd. Wij doen daarom geen algemene belofte dat alle verwerking en alle kopieën uitsluitend in Nederland of de EU blijven.

De gecontroleerde publieke website gebruikt geen toegevoegde advertentietrackers, sessieopnames, externe fonts of chatwidgets. De toepassing gebruikt een noodzakelijke sessiecookie voor toegang en formulierbeveiliging. Deze is bedoeld voor de browsersessie; na 30 minuten inactiviteit vervalt de ingelogde toegang. Browserherstel en serveropruiming kunnen de technische levensduur van sessiegegevens beïnvloeden. Log uit op een gedeeld apparaat.

Jouw rechten

Je kunt vragen welke persoonsgegevens over jou worden verwerkt en, waar toepasselijk, om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdracht of bezwaar tegen verwerking vragen. Als verwerking op toestemming berust, kun je die intrekken zonder dat dit eerdere rechtmatige verwerking ongedaan maakt. Niet elk recht geldt in iedere situatie.

Voor je Teams-gebruik is je organisatie het eerste aanspreekpunt. Je mag Make it Yours ook benaderen; wij helpen het verzoek bij de juiste verantwoordelijke te behandelen zonder onnodig jouw identiteit of gesprek te verspreiden. Stuur geen wachtwoord, herstelcode of kopie van je identiteitsbewijs mee. De verantwoordelijke kan bij redelijke twijfel aanvullende, proportionele verificatie vragen.

De verantwoordelijke reageert in beginsel binnen één maand. Bij een toegestane verlenging ontvang je binnen die eerste maand de reden. Verstrekking mag de rechten van andere deelnemers niet schaden. Er is geen zelfstandige export- of verwijderknop in deze versie. Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Ernstige situaties

HoorElkaar is geen nood- of crisisdienst en belooft geen permanente monitoring. Gebruik bij acute nood de hulpdiensten en voor andere ernstige situaties de eigen hulp- of meldroute van je organisatie. Teams vervangt geen vertrouwenspersoon, professionele hulp of verplichte formele meldprocedure.

Contact: Make it Yours, Snelliusweg 40-25, 6827 DH Arnhem · info@miy24.nl.